继续教育学院档案管理制度

继续教育学院档案管理制度

为规范学院档案管理工作，进一步提高档案管理水平，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为本院各项工作服务，结合本院实际情况，特制定本制度。

档案归档制度

一、归档范围

本院需要归档的资料，主要包括党务、行政、教学、科研、设备、外事等方面，具体范围参照《武汉软件工程职业学院 武汉市广播电视大学案卷类目、归档范围、保管期限表》。

二、归档要求

（一）归档的文件材料要完整、系统、准确。

（二）归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

（三）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

（四）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

（五）档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

（六）文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

（七）归档时间：相关责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向档案管理员移交归档。

档案保管制度

一、本院形成的各种门类和载体的档案，由办公室集中统一管理，做到专柜、专人兼职负责保管。

二、做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。

三、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。

四、为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

五、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，其他人员不得随意查阅与自己工作内容无关的档案资料。

六、档案人员变动工作时，必须严格办理交接手续，严格核实交接的档案，做到不留后患。

档案利用制度

一、查阅档案应经过档案管理员的许可，说明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。重要档案的查阅还需经学院负责人同意。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

二、原则上本院内部工作人员因工作需要都可以借阅，但借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（一）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

（二）需借出使用的按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

（三）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；

（六）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

（七）退休、调离本院的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

三、档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

档案鉴定销毁制度

本院对各类档案每一学年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报院长批准后予以销毁。

档案管理员职责

一、认真贯彻执行本院有关档案工作的规章制度，忠于职守，积极工作。

二、完成各类应归档文件材料的收集、整理、立卷工作。

三、妥善保管各类档案，并编制检索工具、汇编档案资料，提供档案利用。

四、整理档案，科学分类排列、系统编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作。

五、保护档案安全，并定期核对清理档案，保证账物相符。

继续教育学院

2016年9月20日